Kinnarps Next Office®

Wissenschaftliche Hintergrundinformationen, Strategien und Ratschläge für die Umsetzung einer optimalen bedarfsorientierten Büroumgebung

 

So funktioniert es    Warum gibt es Next Office

Die Gestaltung einer innovativen, effizienten Büroumgebung ist nicht nur eine Frage der Innenarchitektur. Sie ist vielmehr ein Projekt, in dem Veränderungen umgesetzt werden. Kinnarps leistet während des gesamten Projekts Unterstützung bei allen Herausforderungen. Gemeinsam wird ein kreatives Arbeitsumfeld gestaltet, das alle Möglichkeiten zur Weiterentwicklung des Unternehmens wie auch jedes einzelnen Mitarbeiters berücksichtigt und gesunde Arbeitsbedingungen sicherstellt. Um dies zu erreichen, ist ein optimales Zusammenspiel von Menschen, Technik und Umwelt während des gesamten Prozesses unerlässlich. 

Das Konzept Next Office von Kinnarps umfasst viele unterschiedliche Elemente, um mithilfe von Werkzeugen, Workshops und Analysen den Grundstein für einen neuen, individuell abgestimmten Arbeitsplatz zu legen.

Vorteile von Next Office

KREATIVE MITARBEITER

Ein Arbeitsumfeld, das die Arbeitsweisen unterstützt, steigert die Effizienz und die Leistungsfähigkeit der Beschäftigten. Es fördert kreative Besprechungen und gute Zusammenarbeit. Es führt zu mehr Innovationen und stärkt den Teamgeist.

BESSERE GESUNDHEIT

Wenn den Beschäftigten unterschiedliche Bereiche zur Verfügung stehen, in denen Sie ihre Aufgaben optimal erledigen können, kann das arbeitsbedingten Stress verringern. Ergonomische Arbeitsmittel und Angebote zur Bewegungsförderung unterstützen die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

STÄRKUNG DER MARKE

Investitionen in ein attraktives Arbeitsumfeld und eine gute Innenarchitektur wirken sich positiv auf die Suche nach neuen Talenten und das Binden bestehender Beschäftigter aus. Ein gutes Arbeitsumfeld drückt Wertschätzung gegenüber den Beschäftigten aus, die Identifikation mit dem Arbeitgeber wird gestärkt und das Image des Unternehmens wird verbessert.

Ökonomisch SINNVOLL

Next Office ist eine flexible Methode, die sich am Kundenbedarf orientiert. Unabhängig davon, welche Gründe für die räumliche Veränderung bestehen – etwa harte Faktoren wie mehr Flächeneffizienz oder überproportionales Wachstum; vielleicht soll auch das Betriebsklima verbessert werden oder man benötigt eine Anpassung der Arbeitsumgebung an neue Prozesse und Soziogramme: Next Office trägt in jedem dieser Fälle zum gewünschten Ergebnis bei, denn die Methode stellt die individuellen Ziele und Rahmenbedingungen des Unternehmens in den Mittelpunkt.

NACHHALTIGE LÖSUNGEN

Das neue Büro ist nachhaltig – nicht nur im Sinne der Umwelt, sondern in Bezug auf die Menschen, die dort arbeiten. Im Rahmen der Nachhaltigkeitsinitiative „The Better Effect“ setzt sich Kinnarps stets neue Ziele und dokumentiert die Ergebnisse – etwa die ökologischen Auswirkungen der einzelnen Produkte in Form eines Nachhaltigkeitsindizes.

SECHS SCHRITTE ZU EINEM ERFOLGREICHEN BÜRO

1.
KONZEPT UND IDEE

Warum will oder braucht man ein neues Büro? Was ist die zugrunde liegende Vision, aus der ein Raumkonzept abgeleitet werden kann? Was soll erreicht werden?

Im ersten Schritt werden die Ziele und, darauf aufbauend, das Grundkonzept definiert. Kinnarps berücksichtigt hierbei in besonders hohem Maß die Themen Mitarbeiterbeteiligung und Motivation, die für einen erfolgreichen Veränderungsprozess unausweichlich sind. In Workshops werden die bevorstehenden Prozessschritte und die Beteiligungsformen beschrieben. So werden die Beschäftigten bereits zu einem frühen Zeitpunkt abgeholt. Je höher die Transparenz und der allgemeine Wissensstand, desto größer sind Veränderungsbereitschaft und Vorfreude. In dieser Orientierungsphase werden die Weichen für einen erfolgreichen Prozess gestellt. Danach beginnt die Analysephase.

2.
ANALYSE

Wie sieht die Büroumgebung derzeit aus? Welche Tätigkeitsmuster gibt es im  Büro? Welche Lösungen funktionieren und wo gibt es noch Verbesserungspotenzial? Wie soll in Zukunft gearbeitet werden? Das Unternehmen und seine Beschäftigten sollen nicht in ein Standardkonzept gezwängt werden. Im Gegenteil: Bei Next Office werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbezogen. Sie geben in Workshops und auf digitalem Weg Informationen über ihre Arbeitsweise, die Gebäudeauslastung und die Belegung der einzelnen Arbeitsplätze sowie über das Verhältnis von Teamarbeit zur Einzelarbeit und über den für jede regelmäßige Tätigkeit erforderlichen Konzentrationsbedarf. Auf diesem Weg erhält man auch einen Eindruck von der bevorzugten Arbeitsumgebung der Beschäftigten und kann im weiteren Prozess auf diese Bedarfe explizit eingehen. In Mitarbeiter-Workshops und Online-Befragungen erhebt Kinnarps eine Vielzahl von Daten. Auf Basis dieser Daten erstellt Kinnarps einen Bericht, der zusammen mit den Ergebnissen der Strategiediskussionen mit Management und dem Projektteam die Grundsätze der zukünftigen Arbeitsumgebung definiert.

3.
ERGEBNISSE UND STRATEGIE

Erkenntnisse über die eigenen Arbeitsabläufe sind unerlässlich. Wie wird im Unternehmen wirklich gearbeitet?

Die Ergebnisse der Analyse vermitteln häufig neue Informationen und Erkenntnisse über die tatsächlichen Arbeitsweisen im Unternehmen und über Möglichkeiten zur Weiterentwicklung der Arbeitsmethoden. Die Ergebnisse werden gemeinsam mit Kinnarps ausgewertet. Davon ausgehend wird eine gemeinsame Roadmap definiert, die in einem Entwurf mündet, der den Grundsätzen und den konzeptionellen Zielen der neuen Büroumgebung entspricht.

4.
EINRICHTUNGSLÖSUNG

Wie sieht das neue Büro aus? Wie kann es gestaltet werden, um die Anforderungen des Unternehmens und der Beschäftigten gleichermaßen zu erfüllen? Die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung und die Strategie werden von Kinnarps zu einem konkreten Gestaltungskonzept mit individuellen Umgebungen ausgearbeitet. Mit Next Office lassen sich zahlreiche inspirierende Arbeitsplätze realisieren, die sich für unterschiedliche Arbeitsaufgaben eignen. Sollte die Analyse ergeben, dass unterschiedliche Besprechungs- und Projekträume benötigt werden oder die Mitarbeiter großen Wert auf private Arbeitsbereiche legen, wird sich dies im Plan widerspiegeln.

5.
IMPLEMENTIERUNG

Wie kann das neue Konzept umgesetzt werden? Wie funktionieren Sitz-/Stehtische? Warum sollte man sie nutzen? Wie lassen sich die Bürostuhle individuell einstellen? Wie funktioniert das Raumbuchungssystem und wie sollen Konferenzräume und Räume zum Telefonieren benutzt werden? Die Beschäftigten benötigen eine ausführliche Einweisung für die neue Bürolandschaft mit ihren Arbeitsmitteln und Arbeitsmethoden. Selbstverständlich liefert und installiert Kinnarps die neue Büroausstattung schnell und effizient. Aber das ist nur der Anfang: Denn Kinnarps kann die Einweisung und die Schulungen der Beschäftigten durchführen, damit das neue Büroumfeld akzeptiert wird und optimal genutzt werden kann. Ebenso kann Kinnarps bei der Entwicklung von Verhaltensregeln oder von Leitfäden für das neue Arbeitsumfeld unterstützen. So wird gewährleistet, dass alle Beschäftigten die Rahmenbedingungen für eine optimale Arbeitsumgebung kennen und verstehen. Kinnarps bietet darüber hinaus ein Follow-up an, damit gewährleistet wird, dass sämtliche Punkte auch nach einer gewissen Zeit noch korrekt umgesetzt werden. Außerdem wird geprüft, ob Anpassungen oder Änderungen erforderlich sind.

6.
FOLLOW-UP

Wie ist es gelaufen? Kann das Büro die jeweiligen Arbeitsweisen abbilden? Können im Bedarfsfall Anpassungen vorgenommen werden? Hat sich die Zusammenarbeit verbessert? Existiert eine kreative und produktive Atmosphäre? Hat sich die Qualität des Arbeitsumfeld gesteigert? Fördert es die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter? Nachdem die neue Bürolandschaft sechs Monate lang genutzt wurde, analysiert und bewertet Kinnarps die Ergebnisse erneut und gleicht sie mit dem Konzept und den Zielen ab. Außerdem werden die neuen Daten zu den Daten aus der vorangegangenen Büroumgebung in Relation gesetzt, um zu sehen, welche Verbesserungen es gibt. Somit werden konkrete Ergebnisse dokumentiert und gleichzeitig erhält Kinnarps eine fundierte Rückmeldung zum Gelingen des Projekts. Aufgrund der rasanten technologischen und gesellschaftlichen Entwicklung verändern sich Organisation und Arbeitsweisen zunehmend schneller. Deshalb muss das neue Arbeitsumfeld möglichst flexibel und zeitlos sein, damit es einfach an eventuell neu enstehende Bedarfe angepasst werden kann.

MEHR DYNAMIK UND INNOVATION IM BÜRO – MIT KINNARPS.

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Warum gibt es
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ES GIBT VIELE OFFENE FRAGEN UND VORURTEILE HINSICHTLICH MODERNER BÜROLANDSCHAFTEN. KINNARPS MÖCHTE ZU KLARHEIT UND TRANSPARENZ BEITRAGEN.

WARUM HABEN MENSCHEN ANGST VOR VERÄNDERUNG?

Eine anstehende Umgestaltung der Büroräume wird nicht immer als gute Neuigkeit aufgefasst. Nicht zuletzt aus dem Grund, dass in den Medien regelmäßig über misslungene Projekte berichtet wird. Über Arbeitsumgebungen voller Störfaktoren, mit einer katastrophalen Raumakustik und der täglichen Stressbelastung, ob überhaupt noch ein angemessener Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Um mit der technologischen Entwicklung Schritt zu halten, müssen Unternehmen und Institutionen vielen Herausforderungen begegnen. Es gibt daher einen hohen Bedarf an innovativen und funktionellen Lösungen, die neue Arbeitsweisen unterstützen. Das ist das Fundament von Kinnarps Next Office. Next Office ist eine ergebnisorientierte Methode, bei der die individuellen Anforderungen und Bedarfe des Kunden und seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen. Die Methode Next Office ist das Ergebnis der konzeptionellen Zusammenarbeit mit Kunden, Organisationsentwicklern und Trendforschern. Das Ergebnis ist einfach: Unternehmen und ihre Beschäftigten lassen sich nicht in standardisierte Layouts zwängen. Damit das neue Büro ein Erfolg wird, muss ein Arbeitsumfeld geschaffen werden, das den Bedarfen und Tätigkeiten der Nutzer entspricht.

SO DENKT KINNARPS

Die optimale Büroumgebung – Next Office – ist die Schnittstelle von Unternehmenskultur, digitaler Infrastruktur und Raum. Das Management muss gänzlich hinter diesem Projekt stehen und beabsichtigen, die Beschäftigten in den Veränderungsprozess einzubinden. Gemeinsam mit Kinnarps werden die derzeitige und zukünftige digitale Infrastruktur analysiert. Damit wird gewährleistet, dass die Technologien später überall im Raum zur Verfügung stehen und nutzbar sind. Durch die Arbeitsplatzanalyse werden die wichtigsten Arbeitsabläufe erfasst, die als Grundlage für die Flächenplanung dienen. Next Office basiert ganz individuell auf unternehmensspezifischen Informationen. Die Methode ist daher unabhängig von Unternehmensgröße und Branche anwendbar.

DER WEG INS NEUE BÜRO – MIT KINNARPS

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