Referenz: Almi Jönköping

FAKTEN

Kunde:
Almi Jönköping

Kinnarps-Strategie:
Henrik Axell

Kinnarps-Projektleiterin:
Annelie Björklund

Arbeitsplätze:
25-30 Mitarbeiter, mit viel Raum für Wachstum.

Abgeschlossen:
November 2017

Als das Unternehmen Almi in Schweden ein Transformationsprojekt startete, um die eigene Marke und die Strategie anzupassen, entschloss sich die Almi-Niederlassung in Jönköping, auch die Arbeitsbedingungen des Standorts zu überprüfen. Mit Kinnarps Next Office gelang es, ein Arbeitsumfeld zu erschaffen, das sowohl die Mitarbeiter fördert als auch die neu definierte Marke stützt.

WIE EINE RENOVIERUNG ZUM VERÄNDERUNGSPROZESS WURDE

Alles begann, als Almi in neue Räumlichkeiten umziehen wollte. Seit vielen Jahren belegt Almi Räume in einer der Sehenswürdigkeiten von Jönköping – im so genannten „Öriket“, das in einer schönen Lage am Munksjö-See im Zentrum von Jönköping gelegen ist. Doch der Mietvertrag näherte sich seinem Ablaufdatum. Als Alternative bot der Eigentümer Almi neue Räumlichkeiten im selben Gebäude mit der Möglichkeit an, diese ganz nach den eigenen Wünschen zu renovieren und gestalten. Es begann also als Renovierung, entwickelte sich aber zu einem Veränderungsprozess, erklärt Projektleiterin Johanna Donker.

„Als wir im Begriff waren, in die neuen Büros umzuziehen, informierte uns die Leitung der Unternehmensgruppe, dass die gesamte Almi Group eine neue Strategie einführen und eine Markentransformation durchführen wolle. Wir wollten uns für die Zukunft anders aufstellen, damit sich Almi künftig hauptsächlich auf Geschäftskunden mit dem Willen und dem Potenzial zum Wachstum konzentriert und eine proaktivere Haltung einnimmt. Die Überarbeitung der Marke sollte außerdem zu einem vollkommen neuen grafischen Profil mit einem neuen Erscheinungsbild und neuen Farben führen. All dies ging Hand in Hand mit unseren Vorstellungen, uns auf einer modernere Arbeitsweise umzustellen, die unsere Arbeitsaufgaben und Tätigkeiten unterstützt. Da wir diese umfassende Büroumstellung ohnehin durchführen wollten, lag es nahe, die neue Unternehmensaufstellung hierbei als Wegweiser zu nutzen. Wir erkannten eine Möglichkeit, unsere Arbeitsweise gleichzeitig mit der Neuausrichtung von Almi umzustellen. Unsere neuen Büros sollten die neue Marke Almi wiedergeben und unseren Worten Taten folgen lassen.“

KINNARPS NEXT OFFICE®

Wissenschaftliche Hintergrundinformationen, Strategien und Ratschläge für die Umsetzung einer optimalen bedarfsorientierten Büroumgebung

Die Arbeitsplatzanalyse im Rahmen von Kinnarps Next Office ist ein sechsstufiger Prozess, der von den individuellen Anforderungen jedes Kunden ausgeht und die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in den Mittelpunkt stellt. Durch den Einsatz spezieller Werkzeuge, Methoden, Workshops und Analysen entwickelt Kinnarps eine maßgeschneiderte Einrichtungslösung, die sämtliche alltäglichen Aufgaben und Tätigkeiten fördert – auf Basis von Zahlen und Fakten.

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„Kinnarps konnte sofort bestätigen, dass wir auf dem richtigen Weg waren, und lieferte uns die Werkzeuge für die weiteren Meilensteine in diesem Prozess. Wir genossen den Umstand, dass Kinnarps sehr transparent vorging und uns insbesondere mit denjenigen Elementen des Next Office Prozesses arbeiten ließ, denen unser Hauptinteresse galt. Wir hatten das Gefühl, dass das Unternehmen nicht nur Büromöbel verkaufen, sondern die besten Lösungen für unsere Anforderungen entwickeln wollte. Unsere Zusammenarbeit fand auf Augenhöhe statt.“

Johanna Donker, Unternehmensberaterin und Projektleiterin für die Transformation bei Almi Jönköping

KICK-OFF MIT WORKSHOP UND „PLAYBOOK“

Das Projekt wurde im Laufe des Jahres 2017 realisiert und die neuen Büros waren bereits im November bezugsfertig. Eine Pilotstudie und ein erster Vorschlag zur Aufteilung in Bereiche lagen bereits vor, als Kinnarps in das Projekt einstieg. Die Zusammenarbeit mit Kinnarps begann mit einer Auftaktveranstaltung am Hauptsitz von Kinnarps. Dort lernte die Almi-Projektgruppe inspirierende Büroumgebungen kennen, führte Gespräche über Visionen, Ziele, Möglichkeiten und Risiken und diskutierte die verschiedenen Bereiche, in die das Büro aufgeteilt worden war. Anschließend folgte ein Workshop für die Mitarbeiter, der bei Kinnarps in Jönköping abgehalten wurde. Henrik Axell, der Next Office Concept Manager von Kinnarps, hielt einen Vortrag zu den Arbeitsumfeldern und Arbeitsmethoden der Zukunft, der die Teilnehmer dazu inspirieren sollte, in neuen Bahnen zu denken und neue Arbeitsmethoden aufzugreifen.

„Die Mitarbeiter des Unternehmens übernehmen verschiedenste Aufgaben – einige arbeiten im Finanzbereich und andere sind stark nach außen ausgerichtet und pflegen Kundenkontakte, sodass die Anforderungen der einzelnen Mitarbeiter sich stark unterscheiden. Vertraulichkeit war eine weitere Herausforderung, der wir uns stellen mussten. Wir haben all diese Anforderungen analysiert und anschließend Verhaltensregeln aufgestellt, die gemeinsame, von den Mitarbeitern festgelegte Verhaltensweisen beschreiben, die in den verschiedenen Bereichen gelten werden. Außerdem sprachen wir über Ergonomie am Arbeitsplatz. Dabei konzentrierten wir uns auf ausreichend Bewegung, abwechslungsreiche Arbeitsumfelder und Akustiklösungen“, erklärte Henrik Axell.

NACHHALTIGE INNENARCHITEKTUR

Auf Grundlage der Ergebnisse aus dem Workshop wurden die unterschiedlichen Bereiche mit Produkten und Lösungen ausgestattet, die den Anforderungen der Mitarbeiter gerecht werden. Neue und vorhandene Möbel wurden kombiniert, da Almi Wert auf Wiederverwendung und Recycling legt

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„Wir entschlossen uns dazu, alle gut erhaltenen Bürostühle, den großen Konferenztisch und viele andere Möbel wiederzuverwenden, die zu den neuen Einrichtungsgegenständen passten. Dies ist in puncto Nachhaltigkeit sehr wichtig für uns. Dass wir mit öffentlichen Geldern arbeiten und Verantwortung dafür tragen, diese umsichtig einzusetzen, ist jedoch noch ein weiterer Faktor.“

- Johanna Donker
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„Obwohl Almi eine offene Arbeitsumgebung schaffen wollte, gibt es in den neuen Büroräumen immer Raum für Privatsphäre. Es ist wichtig zu unterstreichen, dass tätigkeitsbasiert nicht notwendigerweise gleichbedeutend mit offenen Arbeitsumfeldern und Großraumbüros ist – der entscheidende Faktor dabei sind stets die Anforderungen der Mitarbeiter!“

Henrik Axell, Next Office Concept Manager, Kinnarps Schweden

BESPRECHUNGSRÄUME FÜR ALLE ANSPRÜCHE

Die Büroräume verfügen über Besprechungsräume für alle Ansprüche. Die Besprechungsräume für externe Besprechungen umfassen alles – von traditionelleren Konferenzräumen mit Konferenztisch und Stühlen bis hin zu Räumen für aktivere Besprechungsstile. Der Raum mit dem höhenverstellbaren Besprechungstisch Hal, der mit Frisbee-Stühlen kombiniert wurde, ist sehr beliebt.

AM HÄUFIGSTEN ANZUTREFFEN: BEREICHE FÜR AUFGABEN, DIE KEINE HOHE KONZENTRATION ERFORDERN

Die beliebtesten Arbeitsplätze befinden sich im Bereich für niedrige Konzentration. Sie sind mit höhenverstellbaren Bürotischen aus der Serie[P] ausgestattet und füllen sich morgens schnell. Hier können sich die Mitarbeiter unterhalten und miteinander diskutieren, so viel sie wollen. Viele von ihnen haben festgestellt, dass sich die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg verbessert hat. Vor der Transformation wurde eine umfangreiche Analyse des Verwaltungsprozesses für Dokumente im Unternehmen durchgeführt. Papierdokumente wurden so weit wie möglich digitalisiert. Angrenzend an den Bereich für niedrige Konzentration wurden auch kleine Räume zum Telefonieren sowie Besprechungsräume für bis zu zwei Mitarbeiter eingerichtet.

„Seit der Transformation fühle ich mich bei der Arbeit voller Energie. Dies sind fantastische Büroräume, und ich komme gern hierher. Das Layout und die unterschiedlichen Bereiche eröffnen ganz neue Möglichkeiten zum Kontakt mit anderen – man findet sich mitunter neben Mitarbeitern wieder, mit denen man sonst nur selten zusammenarbeitet. Wir tauschen mehr Informationen über verschiedene Fälle aus, und zwischen den unterschiedlichen Funktionsbereichen gibt es einen engeren Dialog, denn wo wir sitzen, hängt nicht davon ab, zu welcher Abteilung wir gehören. Ich glaube, dies ist ein großer Vorteil für uns und unsere Kunden. Arbeitsaufgaben werden so schneller und effizienter erledigt und Ideen auf andere Weise miteinander geteilt.“

Markus Jonsson, Unternehmensentwickler mit internationaler Ausrichtung, Almi Jönköping

BEREICHE FÜR MITTLERE UND HOHE KONZENRATION FÜR FOKUSSIERTE TÄTIGKEITEN

Für Arbeiten, die mehr Konzentration erfordern, bietet sich eine Reihe von Möglichkeiten. Die Mitarbeiter können sich entscheiden, in einem Großraumbürobereich für mittlere Konzentration zu arbeiten, oder einen der Räume nutzen, die für hochkonzentriertes Arbeiten vorgesehen sind. Alle Arbeitsplätze verfügen über ergonomische, höhenverstellbare Arbeitstische der Serie[P]. An diese Bereiche schließen sich auch Tee- oder Kaffeeküchen sowie Arbeitsräume für bis zu zwei Mitarbeiter an. Einer der Arbeitsräume ist auch mit einem Laufband für jene Mitarbeiter ausgestattet, die sich auf neue Weise etwas Bewegung verschaffen möchten.

LOUNGE- UND PAUSENRAUM

Der Lounge- und Pausenraum befindet sich neben dem Eingang und den öffentlichen Bereichen. Hier hat Kinnarps gemeinsam mit Almi funktionelle Lösungen gefunden, die verschiedenste Aktivitäten fördern. So gibt es zum Beispiel einen Projektor mit Filmleinwand für interne und externe Präsentationen und Vorträge. In der Nähe befinden sich außerdem einige Besprechungsräume, die sowohl für externe als auch für interne Besprechungen genutzt werden können. Der Eingangsbereich war ein Projektbestandteil mit hoher Priorität – hier wurde eine angenehme Oase mit Musik und attraktiven Sitzmöbeln geschaffen.

„Unsere neuen Büros unterstützen mich in meiner Führungsrolle. Obwohl wir unsere Arbeitsumgebung jetzt je nach Arbeitsaufgabe wählen können, entscheiden sich viele von uns, in den offenen Bereichen zu arbeiten. Das heißt, dass ich bei meiner Arbeit auch immer die „Nebengespräche“ im Raum mitbekomme. Das gibt mir die Gelegenheit, Kontakt mit meinen Kollegen aufzunehmen und zu den Gesprächen beizutragen. Unser neues Büroumfeld fördert die Zusammenarbeit und verbessert unsere Lieferzeiten an die Kunden. Für mich als Leiter ist es darüber hinaus leichter, Rückmeldungen zu meinen Entscheidungen zu erhalten. Außerdem bin ich der Meinung, dass sich neue Mitarbeiter in einem Arbeitsumfeld dieser Art leichter in ein Unternehmen einleben und sich schneller einen Überblick über ihre Arbeitsaufgaben verschaffen.“

Carl Nyström, CEO von Almi Jönköping

KONTINUIERLICHES FOLLOW-UP

Die neuen Büroräume sind großzügig. Ihre Gesamtfläche beträgt 640 Quadratmeter, die sich 25 bis 30 Mitarbeiter teilen. Wenn man einmal die Anzahl der Arbeitsplätze summiert, stehen jedem Mitarbeiter – von Bürotischplätzen bis hin zu Besprechungsräumen und anderen Raumlösungen – fünf mögliche Arbeitsplätze zur Verfügung. Dies war ein strategischer Schritt, der uns ein einfaches und flexibles Wachstum mit mehr Mitarbeitern ermöglichen soll.   

„Wir stellen fest, dass alles wirklich gut funktioniert. Wir sehen, dass diese neue Arbeitsweise es uns ermöglichen wird, die neue Marke Almi schneller einzuführen. Gleichzeitig haben wir aber auch Abteilungsgrenzen überwunden und die Rollen unserer Mitarbeiter transformiert. Wir sind uns voll und ganz der Tatsache bewusst, dass es sich hierbei um einen Änderungsprozess handelt, der kontinuierliche Nachkontrolle verlangt“, erläutert Johanna Donker.

Eine Nachkontrolle, bei der geprüft wird, wie sich die Änderungen bewähren und ob es Lösungen im Büro gibt, die einer Anpassung bedürfen, findet einmal pro Monat statt.

„Es ist wichtig, uns darüber klar zu werden, ob ein Problem tatsächlich durch einen bestimmten Stuhl verursacht wird oder ob wir unser Verhalten ändern müssen. Es ist leicht, wieder in alte Arbeitsweisen und Gewohnheiten zurückzufallen. Deshalb nutzen wir jede Gelegenheit, um die neuen Lösungen zu diskutieren, anzupassen und zu ergänzen.“

In Zusammenarbeit mit Kinnarps wurde ein Workshop zur Nachkontrolle durchgeführt, in dem die Mitarbeiter und Next Office Concept Manager Henrik Axell die Erwartungen verglichen, Verbesserungsvorschläge unterbreiteten und die Verhaltensregeln des Unternehmens anpassten.

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„Verbesserungen bei Effizienz und Produktivität zu messen, ist natürlich schwieriger, aber ich habe das Gefühl, dass wir uns verbessert haben und dass es Potenzial für weitere Verbesserungen gibt.“

- Carl Nyström
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Bei Almi gibt es auch einen Beirat, der als Unterstützungsinstrument für die Unternehmensführung agiert – den ENAS-Beirat.

„Anhand einer Umfrage überprüfen wir regelmäßig die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter sowie das Arbeitsumfeld. Bei den Fragen zur Arbeitszufriedenheit hatten wir jedes Mal hohe Bewertungen – die Mitarbeiter sind auf ihr Arbeitsumfeld auch wirklich stolz. Verbesserungen bei Effizienz und Produktivität zu messen, ist natürlich schwieriger. Aber ich habe das Gefühl, dass wir uns verbessert haben und dass es Potenzial für weitere Verbesserungen gibt“, sagt Carl Nyström, der CEO von Almi Jönköping.

„In dem Workshop zur Nachkontrolle, den wir gemeinsam mit Kinnarps durchführten, konzentrierten wir uns auf zwei Fragen: Wie können wir uns weiter verbessern, um ein noch besseres Kundenerlebnis zu schaffen? Und wie können wir die Effizienz im vorhandenen Arbeitsumfeld noch weiter steigern? Die Überarbeitung unserer Verhaltensregeln war auch gut. Unter anderem stimmten wir die Bereiche für verschiedene Konzentrationsniveaus noch besser ab und erzielten eine gute Ausgewogenheit zwischen Bereichen mit niedriger und mittlerer Konzentration. Unter anderem zogen wir die Schlussfolgerung, dass es klar sein sollte, dass es auch in einem Bereich mit mittlerer Konzentration in Ordnung ist, sich mit anderen zu treffen und Gespräche zu führen, jedoch nur im Rahmen bestimmter Grenzen.“

Die Ergebnisse des Änderungsprojekts von Almi Jönköping hatten auch große Auswirkungen über die Bürogrenzen hinweg. In ihrer Rolle als Projektleiterin des ENAS-Projekts wurde Johanna Donker in der Almi Group die Auszeichnung „Innovator of the Year“ verliehen. Dem Schlussbericht des Projekts zufolge ist das Büro Jönköping beispielhaft für andere Almi-Niederlassungen, die einen solchen Wandel in Angriff nehmen wollen. Ein Beispiel, das schnell überall aufgegriffen wird!

ZUSAMMENFASSUNG:

  • Almi Jönköping entschloss sich, die Renovierung seiner Geschäftsräume als Bestandteil eines Transformationsprojekts zu betrachten, bei dem die Arbeitsmethoden und die Inneneinrichtung darauf abgestimmt wurden, das Personal im Prozess der laufenden Änderungen im Unternehmen zu unterstützen.
  • Bei der Projektkonzeption stand die Beteiligung im Mittelpunkt. Alle Mitarbeiter waren an dem Prozess beteiligt und nahmen an Workshops sowie an der Ausarbeitung der Verhaltensregeln teil. Eine Projektgruppe war für die Leitung und Nachkontrolle des Projekts verantwortlich.
  • IT war ein Erfolgsfaktor und wurde gleich von Beginn an in das Projekt einbezogen. Das Büro arbeitet papierlos, alle Besprechungsräume können über Outlook gebucht werden und zur Begrüßung sowie zum Einlass der Kunden wird eine App verwendet.

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