Referenz: Almi Jönköping

Als das Unternehmen Almi in Schweden ein Transformationsprojekt startete, um die eigene Marke und die Strategie anzupassen, entschloss sich die Almi-Niederlassung in Jönköping, auch die Arbeitsbedingungen des Standorts zu überprüfen. Mit Kinnarps Next Office gelang es, ein Arbeitsumfeld zu erschaffen, das sowohl die Mitarbeiter fördert als auch die neu definierte Marke stützt.

Wie eine Renovierung zum Veränderungsprozess wurde

Alles begann, als Almi in neue Räumlichkeiten umziehen wollte. Seit vielen Jahren belegt Almi Räume in einer der Sehenswürdigkeiten von Jönköping – im so genannten „Öriket“, das in einer schönen Lage am Munksjö-See im Zentrum von Jönköping gelegen ist. Doch der Mietvertrag näherte sich seinem Ablaufdatum. Als Alternative bot der Eigentümer Almi neue Räumlichkeiten im selben Gebäude mit der Möglichkeit an, diese ganz nach den eigenen Wünschen zu renovieren und gestalten. Es begann also als Renovierung, entwickelte sich aber zu einem Veränderungsprozess, erklärt Projektleiterin Johanna Donker.

„Als wir im Begriff waren, in die neuen Büros umzuziehen, informierte uns die Leitung der Unternehmensgruppe, dass die gesamte Almi Group eine neue Strategie einführen und eine Markentransformation durchführen wolle. Wir wollten uns für die Zukunft anders aufstellen, damit sich Almi künftig hauptsächlich auf Geschäftskunden mit dem Willen und dem Potenzial zum Wachstum konzentriert und eine proaktivere Haltung einnimmt. Die Überarbeitung der Marke sollte außerdem zu einem vollkommen neuen grafischen Profil mit einem neuen Erscheinungsbild und neuen Farben führen. All dies ging Hand in Hand mit unseren Vorstellungen, uns auf einer modernere Arbeitsweise umzustellen, die unsere Arbeitsaufgaben und Tätigkeiten unterstützt. Da wir diese umfassende Büroumstellung ohnehin durchführen wollten, lag es nahe, die neue Unternehmensaufstellung hierbei als Wegweiser zu nutzen. Wir erkannten eine Möglichkeit, unsere Arbeitsweise gleichzeitig mit der Neuausrichtung von Almi umzustellen. Unsere neuen Büros sollten die neue Marke Almi wiedergeben und unseren Worten Taten folgen lassen.“

Kick-Off mit Workshop und „Playbook“

Das Projekt wurde im Laufe des Jahres 2017 realisiert und die neuen Büros waren bereits im November bezugsfertig. Eine Pilotstudie und ein erster Vorschlag zur Aufteilung in Bereiche lagen bereits vor, als Kinnarps in das Projekt einstieg. Die Zusammenarbeit mit Kinnarps begann mit einer Auftaktveranstaltung am Hauptsitz von Kinnarps. Dort lernte die Almi-Projektgruppe inspirierende Büroumgebungen kennen, führte Gespräche über Visionen, Ziele, Möglichkeiten und Risiken und diskutierte die verschiedenen Bereiche, in die das Büro aufgeteilt worden war. Anschließend folgte ein Workshop für die Mitarbeiter, der bei Kinnarps in Jönköping abgehalten wurde. Henrik Axell, der Next Office Concept Manager von Kinnarps, hielt einen Vortrag zu den Arbeitsumfeldern und Arbeitsmethoden der Zukunft, der die Teilnehmer dazu inspirieren sollte, in neuen Bahnen zu denken und neue Arbeitsmethoden aufzugreifen.

„Die Mitarbeiter des Unternehmens übernehmen verschiedenste Aufgaben – einige arbeiten im Finanzbereich und andere sind stark nach außen ausgerichtet und pflegen Kundenkontakte, sodass die Anforderungen der einzelnen Mitarbeiter sich stark unterscheiden. Vertraulichkeit war eine weitere Herausforderung, der wir uns stellen mussten. Wir haben all diese Anforderungen analysiert und anschließend Verhaltensregeln aufgestellt, die gemeinsame, von den Mitarbeitern festgelegte Verhaltensweisen beschreiben, die in den verschiedenen Bereichen gelten werden. Außerdem sprachen wir über Ergonomie am Arbeitsplatz. Dabei konzentrierten wir uns auf ausreichend Bewegung, abwechslungsreiche Arbeitsumfelder und Akustiklösungen“, erklärte Henrik Axell.

Nachhaltig Innenarchitektur

Auf Grundlage der Ergebnisse aus dem Workshop wurden die unterschiedlichen Bereiche mit Produkten und Lösungen ausgestattet, die den Anforderungen der Mitarbeiter gerecht werden. Neue und vorhandene Möbel wurden kombiniert, da Almi Wert auf Wiederverwendung und Recycling legt

Kontinuierliches Follow-Up

Die neuen Büroräume sind großzügig. Ihre Gesamtfläche beträgt 640 Quadratmeter, die sich 25 bis 30 Mitarbeiter teilen. Wenn man einmal die Anzahl der Arbeitsplätze summiert, stehen jedem Mitarbeiter – von Bürotischplätzen bis hin zu Besprechungsräumen und anderen Raumlösungen – fünf mögliche Arbeitsplätze zur Verfügung. Dies war ein strategischer Schritt, der uns ein einfaches und flexibles Wachstum mit mehr Mitarbeitern ermöglichen soll.   

„Wir stellen fest, dass alles wirklich gut funktioniert. Wir sehen, dass diese neue Arbeitsweise es uns ermöglichen wird, die neue Marke Almi schneller einzuführen. Gleichzeitig haben wir aber auch Abteilungsgrenzen überwunden und die Rollen unserer Mitarbeiter transformiert. Wir sind uns voll und ganz der Tatsache bewusst, dass es sich hierbei um einen Änderungsprozess handelt, der kontinuierliche Nachkontrolle verlangt“, erläutert Johanna Donker.

Eine Nachkontrolle, bei der geprüft wird, wie sich die Änderungen bewähren und ob es Lösungen im Büro gibt, die einer Anpassung bedürfen, findet einmal pro Monat statt.

„Es ist wichtig, uns darüber klar zu werden, ob ein Problem tatsächlich durch einen bestimmten Stuhl verursacht wird oder ob wir unser Verhalten ändern müssen. Es ist leicht, wieder in alte Arbeitsweisen und Gewohnheiten zurückzufallen. Deshalb nutzen wir jede Gelegenheit, um die neuen Lösungen zu diskutieren, anzupassen und zu ergänzen.“

In Zusammenarbeit mit Kinnarps wurde ein Workshop zur Nachkontrolle durchgeführt, in dem die Mitarbeiter und Next Office Concept Manager Henrik Axell die Erwartungen verglichen, Verbesserungsvorschläge unterbreiteten und die Verhaltensregeln des Unternehmens anpassten.

Bei Almi gibt es auch einen Beirat, der als Unterstützungsinstrument für die Unternehmensführung agiert – den ENAS-Beirat.

„Anhand einer Umfrage überprüfen wir regelmäßig die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter sowie das Arbeitsumfeld. Bei den Fragen zur Arbeitszufriedenheit hatten wir jedes Mal hohe Bewertungen – die Mitarbeiter sind auf ihr Arbeitsumfeld auch wirklich stolz. Verbesserungen bei Effizienz und Produktivität zu messen, ist natürlich schwieriger. Aber ich habe das Gefühl, dass wir uns verbessert haben und dass es Potenzial für weitere Verbesserungen gibt“, sagt Carl Nyström, der CEO von Almi Jönköping.

„In dem Workshop zur Nachkontrolle, den wir gemeinsam mit Kinnarps durchführten, konzentrierten wir uns auf zwei Fragen: Wie können wir uns weiter verbessern, um ein noch besseres Kundenerlebnis zu schaffen? Und wie können wir die Effizienz im vorhandenen Arbeitsumfeld noch weiter steigern? Die Überarbeitung unserer Verhaltensregeln war auch gut. Unter anderem stimmten wir die Bereiche für verschiedene Konzentrationsniveaus noch besser ab und erzielten eine gute Ausgewogenheit zwischen Bereichen mit niedriger und mittlerer Konzentration. Unter anderem zogen wir die Schlussfolgerung, dass es klar sein sollte, dass es auch in einem Bereich mit mittlerer Konzentration in Ordnung ist, sich mit anderen zu treffen und Gespräche zu führen, jedoch nur im Rahmen bestimmter Grenzen.“

Die Ergebnisse des Änderungsprojekts von Almi Jönköping hatten auch große Auswirkungen über die Bürogrenzen hinweg. In ihrer Rolle als Projektleiterin des ENAS-Projekts wurde Johanna Donker in der Almi Group die Auszeichnung „Innovator of the Year“ verliehen. Dem Schlussbericht des Projekts zufolge ist das Büro Jönköping beispielhaft für andere Almi-Niederlassungen, die einen solchen Wandel in Angriff nehmen wollen. Ein Beispiel, das schnell überall aufgegriffen wird!