Referenz: DEUTSCHE BAHN AG FRANKFURT

Deutsche Bahn steigt um auf neue Arbeitswelten

Kinnarps hat für die Deutsche Bahn ein Bürokonzept im Verwaltungsbau „Baseler Arkaden“ im Herzen Frankfurts auf den Weg gebracht. Gestaltet wurde die kreative Arbeitswelt vor allem durch die Beteiligung der Mitarbeitenden.

Neue flexible Arbeitswelten sind bei der Deutschen Bahn nicht erst seit gestern ein Thema. Schon vor fünf Jahren wurde mit dem Konzept DB 2020 ein umfassender Prozess in Gang gesetzt, der mit vielfältigen Initiativen die Bahn AG als Arbeitgeber attraktiv machen soll. Home Office und flexible Arbeitszeiten sind dabei mittlerweile etabliert, seit Frühjahr 2020 sowieso. Um die Zufriedenheit zu steigern, stehen das Wohlbefinden und die Work Life Balance der Mitarbeiter*innen bei der Bahn AG ebenso im Fokus. Konventionelle Büroräume und -layouts tragen nicht dazu bei, das war schnell klar. Aber wer weiß, und wer bestimmt, wann sich die Menschen wohlfühlen? Am besten die Beschäftigten selbst, entschied die Bahn und initiierte für die neuen Büros des Bereiches „Beschaffung“ in der City von Frankfurt/Main eine umfassende Arbeitsplatzanalyse: Kinnarps Next Office®. Herausgekommen ist eine kreative, vielfältige und farbenstarke Büroumgebung.

Das Ziel

144 Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen verteilten sich zuvor auf vier Standorte in Frankfurt. Verkrustete Strukturen in Zellenbüros gepaart mit großen Aktenbeständen in Papierform und ein eklatanter Mangel an Besprechungsräumen für Teammeetings oder Projektarbeit sorgten weder für die gewünschte Mitarbeiterzufriedenheit noch trugen sie den neuen Formen an Teamwork und Kollaboration Rechnung.

„Zunächst musste eine neue, zentral gelegene Immobilie gefunden werden, in der alle Abteilungen des Bereiches zusammenkommen, berichtet Detlef Frank, Leiter Beschaffung Facility Management und umweltrelevante Dienstleistungen bei der Deutschen Bahn. Hier sollten neue Arbeitsformen möglich und der zunehmenden Digitalisierung ebenso Rechnung getragen werden wie einer modernen technischen Ausstattung für Arbeitsplätze und Mitarbeiter. Auch sollten flexible Arbeitszeiten eingeführt und Mietzahlungen auf eine effektiv genutzte Fläche begrenzt werden.

Mit Kinnarps bestand bereits eine lange Zusammenarbeit als Rahmenvertragspartner der DB AG. Gemeinsam hatte man das Möbelkonzept DB 2020 entwickelt und nun wurde auch erstmals der Prozess der Arbeitsplatzanalyse von Kinnarps Next Office® gestartet. 

Das Konzept sah eine aktivitätsbasierte Arbeitsplatzumgebung vor.

„Wir haben versucht, die jeweils richtigen Arbeitsplätze für die konkreten und unterschiedlichsten Arbeitsanforderungen auf 2039 qm bereit zu stellen“, ergänzt Detlef Frank.

Der Beteiligungsprozess

In wenigen Minuten fußläufig vom Hauptbahnhof entfernt liegen die Baseler Arkaden, ein Bürogebäude aus dem Jahr 2000. Auf zwei Etagen befinden sich nun die Arbeitsplätze der Abteilungen. Die obere ist ausschließlich für die 144 Mitarbeiter innen der Abteilung zugänglich, in der unteren Etage, der sogenannten Konferenzetage, werden auch Gäste empfangen.

Durch die enge Einbeziehung der Mitarbeitenden wurden sie selbst zu Gestaltern ihrer eigenen Arbeitsumgebung. Die Projektorganisation und die Erarbeitung des Change-Konzepts waren eine besondere Herausforderung, die durch ein Projektteam bestehend aus Führungskräften, Mitarbeiter*innen, Betriebsrat und Veränderungsbegleitern gemeistert wurde. „Diesen Teilhabeprozess wollen viele Unternehmen gern gehen, wagen es aber oft nicht im vollen Umfang“, berichtet Peter Labohm.

Farben, Materialien, Wandgestaltung: Neben der Ausstattung des Arbeitsplatzes stand in mehreren Workshops der Mitarbeiter*innen auch das Interior Design im Vordergrund.

Unterschiedliche Vorstellungen und Wünsche wurden an die Architektin Jennifer Winkler von DB Immobilien und an die Innenarchitektinnen des Kinnarps Interior Design Teams herangetragen. Sie zu sammeln, zu strukturieren und in ein machbares und zugleich professionelles Konzept umzusetzen, lösten sie gemeinsam: „Wir haben als Team sehr gut zusammengearbeitet, weil wir eine Sprache sprechen und wir waren uns sehr schnell einig“, berichtet Jennifer Winkler. Maritta Kavanozis, Interior designer Kinnarps, ergänzt: 

In einem weiteren Schritt war es besonders hilfreich, dass mit Hilfe von Virtual Reality die mögliche neue Bürowelt visualisiert wurde. „Im Kinnarps Showroom in Frankfurt und auf einem Messestand im Rahmen einer Mitarbeitertagung wurde eine virtuelle Begehung des neuen Objektes auf Basis der Grobplanung organisiert. Mit unseren VR-Brillen konnten die Räume begangen und anschließend mit den Vorstellungen abgeglichen und angepasst werden“, beschreibt Peter Labohm einen weiteren Aspekt der Beteiligung.

Das Ergebnis

Als Ergebnis aller Prozesse und Studienergebnisse stehen heute für die sieben Organisationseinheiten sogenannte Home Zonen bereit. Die offenen Bürozonen mit maximal acht Arbeitsplätzen werden entsprechend der ermittelten Arbeitsmuster flexibel genutzt. Technische Standards für den persönlichen Gebrauch wie Headset, Funktastatur und Funkmaus, Laptop, Handy, Wertfachschrank sowie eine persönliche Tasche für Arbeitsmittel sind State of the art. Die Standardarbeitsplätze der Serie P sind höhenverstellbar und mit zwei Bildschirmen ausgestattet. Darüber hinaus gibt es isolierte Arbeitsplätze und digitale Arbeitsformen auf dem Weg zum papierlosen Büro sind keine Zukunftsmusik mehr.

Bei der Auswahl der Kommunikations- und Besprechungsbereiche bleiben keine Wünsche offen, sie stehen in allen Größen und Ausstattungen, z.B. als Kreativräume mit IT-Anschluss und Videotechnik bereit und warten darauf, mit dem neuen Buchungssystem gebucht zu werden. Auch Ruhezonen und Rückzugsbereiche in der Fläche stehen in unterschiedlichster Form zur Verfügung. Detlef Frank hat die Zahlen im Kopf: „Die sieben Home Zonen bieten 88 Standardarbeitsplätze im Multi Space Format, 14 isolierte Arbeitsplätze, 9 Touch Down Arbeitsplätze, 22 Besprechungs- und Kreativräume unterschiedlichster Größe, 8 Kommunikationsbereiche und 4 Teeküchen mit Aufenthaltsmöglichkeit. Wir haben eine Kapazität mit einem möglichen Belegungsgrad von 72,3%.“

Wer durch die beiden Etagen geht, ist neben dieser Vielzahl an Arbeitsumgebungen vor allem von der kreativen, individuellen und naturverbundenen Gestaltung der Räume beeindruckt. Großflächige, wohnliche Fotowände entführen die Betrachter in unterschiedliche Landschaften. Mal findet man sich in einer nordfriesischen Dünenlandschaft wieder, mal glaubt man, mitten im herbstlichen Gras zu stehen oder, wie im Fall des Büros des Leiters der Beschaffung Ralf Lüthi, auf den Wolken eines blauen Himmels zu schweben. Jede Abteilung hat selbst bestimmt, wie ihre Räume gestaltet werden sollen und Jennifer Winkler und Maritta Kavanozis haben diese Wünsche kanalisiert und in ein stimmiges Gesamtkonzept gegossen. So genießen manche Konferenzteilnehmer den Ausblick auf eine atemberaubende Berglandschaft, während andere lieber vor der Kulisse einer italienischen Orangerie ihre Teammeetings abhalten.

Passend dazu sind die Polstermöbel von Kinnarps mit verschiedensten Farben bezogen. Das Programm Fields findet sich in hellem Gelb oder in Kombinationen von Mauve und Blau. Der Stuhl Fendo mit den charakteristischen Holzbeinen ist in den Farben des Strandes bezogen und die Pax-Stühle gibt es in leuchtendem Rot, in klarem Blau und Orange. Auch die Holzstühle in den Teeküchen, wie z.B. der Neo Lite, sind passend farblich lackiert. Nichts ist hier farblos, alles an diesem stimmigen Farbkonzept sorgt für eine echte Wohlfühlatmosphäre.

Die Rückmeldungen

Sowohl schriftlich als auch mündlich haben viele Kollegen bereits nach kurzer Zeit bekundet, dass sie dieses gute Ergebnis trotz aller Vorbereitung so nicht erwartet hätten. „Hervorragend und toll waren da die oft benutzten Wörter“, freut sich Detlef Frank. „Ich würde diesen Prozess auf jeden Fall wieder so gestalten, weil ich voll davon überzeugt bin, was wir hier geschaffen haben.“