Referenz: Kontract

Bestnoten für neue Formen des Arbeitens und der Begegnung

Das Ziel, der attraktivste Arbeitsplatz und Begegnungsort der Branche zu werden, verpflichtet. Als das IT-Beratungsunternehmen Kontract in neue Büroräumlichkeiten umziehen sollte, nutzte es die Arbeitsplatzanalyse Next Office® von Kinnarps, um die Anforderungen und Möglichkeiten gründlich zu untersuchen.

Die alten Räumlichkeiten wurden für das wachsende IT-Unternehmen allmählich zu klein, aber vor allem fehlten wichtige Funktionen. „Wir hatten eine sehr traditionelle Einrichtung, die nicht zu unserer Geschäftstätigkeit passte, bei der unsere Berater viel draußen beim Kunden sind. Die Bürobelegung variiert stark, und das alte Büro war nicht in der Lage, unsere Anforderungen an flexible Lösungen zu erfüllen“, sagt Lotta Grundin, Projektmanagerin für den Umzug bei Kontract.

Dieses Defizit zog nicht nur Herausforderungen in Bezug auf Effizienz und Arbeitszufriedenheit nach sich, sondern warf auch die Frage auf, inwiefern dadurch Dinge wie Gemeinschaft, Zusammenarbeit und Wissensaustausch im Unternehmen beeinträchtigt würden. „Unser Büro muss sowohl ein effektiver Arbeitsplatz als auch ein attraktiver Begegnungsort sein, der unseren Mitarbeitern einen klaren Mehrwert bietet. Die Büroumgebung muss Raum für verschiedene Aktivitäten bieten, aber auch dazu beitragen, Zugehörigkeiten zu schaffen, und den Menschen Energie verleihen“, sagt sie. Im Management hatte man begonnen, einige dieser Probleme zu diskutieren, aber es wurde schnell klar, dass eine erfolgreiche Veränderung eine ganzheitliche Sicht auf den Status Quo und die zukünftige Entwicklung erfordern würde. „In dieser Phase haben wir von der Arbeitsplatzanalyse Next Office® von Kinnarps gehört und erkannt, dass diese genau das war, was wir brauchten“, sagt Lotta Grundin.

Mithilfe von Vorträgen, Workshops und einer Online-Umfrage erfasste Kinnarps die Bedürfnisse der Mitarbeiter und identifizierte die Arbeitsmuster der Organisation. Ausgehend von den Faktoren Produktivität und Kreativität, Zusammenarbeit, Gesundheit und Wohlbefinden sowie Akustik, Licht und Luft wurde eine Analyse der aktuellen Bürosituation durchgeführt. Ergänzt wurde dies durch die Unterstützung beim Veränderungsprozess und die Planung der Büroflächen.

Das Projekt hat zu einem tätigkeitsbasierten Umfeld geführt, in dem die Mitarbeiter je nach ihren Arbeitsaufgaben, ihrer Tätigkeit oder ihrer Stimmung für den Tag einen Arbeitsplatz wählen können, z. B. mit klar abgegrenzten Zonen für Tätigkeiten mit geringer, mittlerer oder hoher Konzentration. In der Arbeitsumgebung gibt es auch verspielte und behagliche Bereiche wie einen Pausenraum mit einer schönen Café-Atmosphäre, eine Eingangslounge, die Mitarbeiter und Kunden willkommen heißt, und einen freien Bereich mit Tischtennisplatten für alle, die eine kurze Auszeit benötigen.

„Einer der größten Vorteile des neuen Büros sind unsere Drop-in-Zimmer. Sie werden häufig verwendet, da wir immer mehr Online-Meetings abhalten. Und natürlich der Pausenraum, der das Herzstück des Büros bildet – ein lebendiger Ort, an dem wir uns unter anderem zum Frühstück und zum Mittagessen treffen“, sagt Lotta Grundin.

Die Vision, die Kinnarps während des Prozesses entwickelt hat, besagt, dass Kontract Folgendes sein soll: Der attraktivste Arbeitsplatz in der IT-Branche und in Örebro, an dem sich die Menschen wohlfühlen, Inspiration finden und sich weiterentwickeln, um erfolgreich zu sein und herausragende Leistungen zu erbringen.

Und genau auf diese Aspekte konzentrierte sich Innenarchitektin Marie Oscarsson vom Mom Designstudio, als sie Kinnarps und die Analyse von Kontract zur Gestaltung einer konkreten Inneneinrichtung heranzog. „Zusätzlich zu den eigentlichen Funktionen und Produkten haben wir an der Stärkung von Identität und Marke gearbeitet. Ziel ist es, das Umfeld nicht nur als Grund anzusehen, um ins Büro zu kommen, sondern auch als Manifestation der Kernwerte, der Vision und des Zielbilds von Kontract“, sagt sie und fährt fort: „So haben wir zum Beispiel großen Wert darauf gelegt, dass die Farbgebung ein zusammenhängendes Ganzes schafft. Indem wir bei einer durchgängigen Farbpalette bleiben, ist es auch einfacher, die Einrichtung zu verändern, z. B. wenn das Unternehmen wächst, sodass sich auf diese Weise langfristig eine nachhaltigere Lösung realisieren lässt.“

Die Veränderung von einem traditionellen Büro in eine flexible, tätigkeitsbasierte Arbeitsumgebung hatte doch sicherlich trotzdem so ihre Herausforderungen? Lotta Grundin beantwortet die Frage blitzschnell. „Nein, es ist wirklich ganz einfach und reibungslos abgelaufen. Das liegt zum einen daran, dass unsere Mitarbeiter bereits sehr routiniert in dieser Arbeitsweise waren, auch wenn das alte Büro sie dabei nicht unterstützt hatte; zum anderen lag es daran, dass mit der Hilfe von Kinnarps die Umgestaltung von Grund auf umgesetzt wurde. Außerdem profitieren wir von unserem sogenannten Playbook, in dem wir ausgehend von unserer Arbeitsplatzanalyse Regeln, praktische Informationen und Erklärungen für die optimale Funktion unseres neuen Arbeitsplatzes dargelegt haben.“

Was Lotta Grundin sagt, wird durch die Auswertung bestätigt, die Kinnarps etwa ein halbes Jahr nach dem Einzug von Kontract in das neue Büro durchgeführt hat. Henrik Axell, der verantwortliche Arbeitsplatzstratege von Kinnarps, berichtet, dass die Noten, die die Mitarbeiter dem Büro und der neuen Arbeitsweise in Bezug auf Bereiche wie Zusammenarbeit, Effizienz, Kreativität und Wohlbefinden gegeben haben, in die Höhe geschossen sind. Auf einer Zehn-Punkte-Skala veränderte sich das Gesamtergebnis von gut fünf auf fast neun.

„Das zeigt, wie entscheidend eine Arbeitsplatzanalyse ist, wenn man sein Büro verändert. Indem wir unsere Arbeit auf einer soliden Kartierung und fundiertem Wissen aufbauen, können wir maßgeschneiderte Lösungen schaffen, die dafür sorgen, dass die Einrichtung zu einer langfristig nachhaltigen Investition wird“, sagt Henrik Axell.