Referenz: Puls & Träning

Mehr Effizienz und Zufriedenheit in bestehenden Büros

Die Fitnessstudiokette „Puls & Träning“ hatte schon einmal ihre Büros umgestaltet und sah jetzt wieder die Möglichkeit dazu gekommen. Die Büroräume fühlten sich eng und ineffizient an, die Mitarbeiter schienen sich nicht wohlzufühlen. Dieses Mal wollte die Geschäftsführung daher von Anfang an alles richtig machen und wandte sich an Kinnarps, um eine Next Office®-Arbeitsplatzanalyse durchzuführen. Das Unternehmen hat danach nicht nur seine Büroräume umgestaltet, sondern auch eine neue, verbesserte Arbeitsweise eingeführt – in den bestehenden Büros.

Puls & Träning wurde 2006 gegründet. Heute betreibt das Unternehmen rund 90 Fitnessstudios in Schweden. Der Unternehmenssitz befindet sich in Stockholm, wo etwa 40 Mitarbeiter beschäftigt sind. In den letzten Jahren fühlten sich die Büroräume etwas eng an. Darüber hinaus hatten sowohl die Geschäfsführung als auch die Mitarbeiter das Gefühl, dass das Büro nicht gerade effienzfördernd war, und auch nicht in dem gewünschten Maße zur Zufriedenheit der Mitarbeiter beitrug.

Gründerin und Teilhaberin Karin Sager fasst zusammen:
„Wir hatten zwar ein relativ neues Büro, waren aber dennoch nicht ganz zufrieden. Wir haben darüber nachgedacht, in ein größeres Büro umzuziehen, aber nachdem wir mit Kinnarps gesprochen haben, haben wir uns gefragt, ob wir unsere Arbeitsumgebung falsch genutzt haben und ob wir nicht das, was wir haben, verbessern könnten.“

Erfassung und Analyse der Anforderungen

Der Schlüssel zum Erfolg war die Next Office®-Arbeitsplatzanalyse von Kinnarps zur Entwicklung von kundenspezifischen Arbeitsumfeldern. Die Methode sieht eine Erfassung und Auswertung des Unternehmens vor, und zwar unter Einbeziehung der Geschäftsführung und der Mitarbeiter in den Wandlungsprozess. Die dabei gewonnenen Informationen tragen zur Schaffung nachhaltiger Arbeitsumfelder bei, die langfristig Nutzen bringen.

„Kinnarps hat uns geholfen, unsere Arbeitsabläufe aus einer anderen Perspektive heraus zu betrachten und uns darin bestärkt, bestehende Strukturen, die wir als unveränderlich angesehen haben, infrage zu stellen. Insbesondere haben wir gelernt, dass wir ganz von vorn anfangen und von Beginn an alles richtig machen müssen. Es war klar, dass wir nicht einfach unsere Einrichtung austauschen konnten, sondern auch unsere Arbeitsweise ändern mussten.“

Mithilfe von einem Vortrag, einem Workshop, einer Online-Umfrage und einer Besprechung der Vorstellung und der Ziele von Puls & Träning, hat Kinnarps die Anforderungen des Unternehmens analysiert. Bei der Auswertung wurde deutlich, dass Effizienzverbesserungen sowie die Schaffung einer angenehmeren und intelligenteren Umgebung mithilfe von digitalen Lösungen notwendig waren. Darüber hinaus wurde eine Verlagerung des Schwerpunktes auf den Umwelt- und Gesundheitsschutz, bessere Kommunikation und einen stärkeren Teamgeist formuliert.

„Unsere Auswertung hat ebenfalls gezeigt, dass Puls & Träning nicht in ein größeres Büro umziehen muss. Mit dem richtigen Raumkonzept, das an die Tätigkeit des Unternehmens angepasst ist, sind die im Büro verfügbaren Quadratmeter völlig ausreichend. Dies hatte zudem den zusätzlichen Vorteil, dass das Projekt wirtschaftlich nachhaltig wurde, da jeder Quadratmeter effizienter ausgenutzt wird“, sagt Henrik Axell, Concept Manager für Kinnarps Next Office® in Schweden.

Von beengt zu angenehm

Der Wandel von einem herkömmlichen Großraumbüro zu einem individualisierten Büro war ein interessanter Prozess. Karin Sager betont, dass die Bemühungen von Kinnarps zur Beteiligung der Mitarbeiter sehr wichtig und notwendige Instrumente für diese wertschöpfenden Veränderungsarbeiten waren.

„Am Anfang haben viele das Projekt falsch verstanden und waren misstrauisch, aber das ist ganz normal. Deshalb ist es so wichtig, dass die Mitarbeiter ermutigt werden, sich einzubringen und dass die Geschäftsführung immer ansprechbar ist, immer zuhört und auf eine transparente Weise agiert. Das Endergebnis war jedenfalls in jeder Hinsicht eine angenehme Überraschung“, erklärt Karin Sager.

Die größte Überraschung ist, dass das Büro, das zuvor so einengend war, nun eine luftige, inspirierende und angenehme Atmosphäre vermittelt, und das trotz einer gestiegenen Mitarbeiter- und Arbeitsplatzanzahl im Unternehmen. Einer der Gründe für diese Entwicklung ist der Einsatz von digitalen Lösungen.

„Es war besonders wichtig für uns, dass wir uns digitale Lösungen anschauen, ehe wir etwas anderes angehen. Dadurch wurde unsere Arbeit nicht nur effizienter, sondern wir haben auch unseren Papierausdruck um rund 60 Prozent reduziert. Das ist gut für die Umwelt und gut für unsere Finanzen“, sagt Karin Sager.

Ebenfalls überrascht hat sie, dass stille Bereiche, die zu Beginn des Projekts so vehement gefordert wurden, nicht am meisten von den Mitarbeitern genutzt werden.

„Es sind vielmehr die ruhigen Bereiche für eine mittlere Konzentration, die am häufigsten genutzt werden. Ich denke, die Erfahrung mit unserem alten Büro hat dazu geführt, dass die Mitarbeiter etwas zurückgezogener sitzen wollen. Aber da die gesamte Arbeitsumgebung strukturierter ist, kann man überall effizienter arbeiten, was den Bedarf an Ruhezonen reduziert.“

Ein attraktives Unternehmen für die Mitarbeiter

Die im Rahmen von Next Office® durchgeführte Arbeitsplatzanalyse war die Grundlage des Konzepts für die Raumgestaltung, das jetzt bei Puls & Träning umgesetzt wurde. Dem Kunde schwebte ein modernes Büro vor, das seine Tätigkeit widerspiegelt, ohne jedoch „zu sportlich“ zu sein. Karin Sager erklärt, dass zwar auch ihr ehemaliges Büro ansprechend war, das neue Büro jedoch eine tiefere Perspektive biete.

„Wir erhalten viel Anerkennung von Kollegen und anderen Besuchern. Man merkt, dass sie beeindruckt sind, dass wir so viel Arbeit in unsere Büroumgebung gesteckt haben. Darüber hinaus sehe ich, dass wir unsere Marke als Arbeitgeber gestärkt haben und ein attraktiverer Arbeitgeber geworden sind. Dadurch ist es für uns nicht nur einfacher, Mitarbeiter zu finden, sondern auch, sie zu halten“, so Karin Sager.

Dieser Eindruck hat sich auch bei der Nachbearbeitung der Arbeitsplatzanalyse von Kinnarps bestätigt. Dabei kam nämlich heraus, dass die durchschnittliche Bewertung des Arbeitsplatzes durch die Mitarbeiter sich deutlich verbessert hat: Im Durchschnitt um mehr als 50 Prozent, aber in vielen Fällen um mehr als 100 Prozent. Beispielsweise fallen die Antworten auf die Frage, wie gut das Arbeitsumfeld sowohl die individuelle Konzentration als auch die kreative Zusammenarbeit fördere, positiv aus.

„Dadurch können wir zeigen, wie wichtig es ist, unsere Arbeitsplatzanalyse durchzuführen, bevor wir an einem Büro Änderungen vornehmen. Indem individualisierte Lösungen geschaffen werden, die auf einer soliden Recherche und Erfahrung beruhen, schaffen wir einen Mehrwert für das Unternehmen, und die Innenarchitektur wird zu einer langfristig nachhaltigen Investition“, sagt Henrik Axell.