So wird Activity Based Working erfolgreich
Trends ohne Forschung
„Die technologische Entwicklung hat den Trend zu Activity Based Offices vorangetrieben, aber bislang gab es keinerlei wissenschaftliche Untersuchungen zu diesem Thema. Große Unternehmen und Behörden sind auf den Zug aufgesprungen, jedoch ohne zu wissen, welchen Einfluss Activity Based Working auf die Organisation und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben würde. Also ohne zu wissen, ob dieser Trend gut oder schlecht ist“, so Falkman.
Gemeinsam mit sechs weiteren Forschenden aus unterschiedlichen Wissenschaftszweigen untersuchte sie über drei Jahre lang die Möglichkeiten und Herausforderungen tätigkeitsbasierter Büros. Der Titel des Projekts lautet „Office of the Future“ (Büro der Zukunft) und der Abschlussbericht wird im Herbst 2018 veröffentlicht werden.
„Wir hoffen, zu einem ausgewogenen und objektiven Verständnis von Activity Based Offices beitragen zu können. Das tätigkeitsbasierte Büro bietet offensichtliche Vorzüge, aber auch Nachteile.“
„Es ist wichtig, die Gründe für die Wahl eines tätigkeitsbasierten Arbeitsumfeldes zu kennen und sich darüber im Klaren zu sein, dass diese Arbeitsweise nicht für alle Unternehmen geeignet ist. Activity Based Working ist keine Pauschallösung, mit der man vermeintlich alle Probleme lösen kann. Man braucht einen Plan.“
Activity Based in unterschiedlichen Settings
Was bedeutet tätigkeitsbasiertes Arbeiten?
„Charakteristisch für Activity Based Working ist, unterschiedliche Bereiche anzubieten, die für unterschiedliche Tätigkeiten vorgesehen sind. Die Beschäftigten können einen Platz auswählen, der sich für die jeweilige Arbeitsaufgabe am besten eignet. Die Voraussetzung für den Erfolg von Activity Based Working ist, dass die Arbeitsumgebung so gestaltet ist, dass sie den Bedarfen von Unternehmen und Beschäftigten entsprechen – dass sie die unterschiedlichen Tätigkeiten tatsächlich unterstützen und darüber hinaus in ausreichendem Umfang vorhanden sind. Anderenfalls kann Activity Based Working zu einem Albtraum für alle Beteiligten werden. Etwa dann, wenn die bereitgestellten Arbeitsbereiche nicht ausreichen, sodass die Beschäftigten so früh wie möglich ins Büro kommen müssen, um auf jeden Fall einen Platz zum Arbeiten zu finden.“
Nach Falkmans Auffassung gibt es in einem tätigkeitsbasierten Büro wichtigere und weniger wichtige Arbeitsbereiche.
„Ruhige Bereiche, in denen man sich hinsetzen und auf seine Aufgabe konzentrieren kann, sind natürlich wichtig. Ebenso genug Besprechungsräume in unterschiedlichen Größen, um Telefonate zu führen oder Meetings abzuhalten. Soziale Bereiche – Kantinen, Lounges und Cafeterias – haben in offenen Bürolandschaften eine zentrale Bedeutung. Denn hier kommt man mit den Kolleginnen und Kollegen zusammen, löst Probleme und lädt die eigenen Akkus auf. Das schwedische Immobilienunternehmen Vasakronan ist meiner Meinung nach ein hervorragendes Beispiel. Kaffee gibt es in deren Headquarter nur an einer einzigen Stelle. Alle müssen dorthin, was bedeutet, dass alle sich an ein und derselben Stelle begegnen, dort Gespräche führen und Netzwerke knüpfen können. Es ist wie eine Oase.“
Lena Lid Falkman ist promovierte Wirtschaftswissenschaftlerin und arbeitet an der Stockholm School of Economics. Sie schrieb ihre Doktorarbeit über Führung und Kommunikation und ihre Forschungsergebnisse umfassten die neuen Technologien sowie deren Einfluss auf Zusammenarbeit und Kommunikation bei der Arbeit.
Hier sind die besten Tipps und Fragen, die für eine erfolgreiche Umsetzung von Activity Based Working gestellt werden:
Hausaufgaben gemacht?
Wann und wie arbeiten die Beschäftigten? Welche Arbeitsbereiche benötigt man und wie viele Personen werden diese zu welchen Zeiten nutzen? So kann man gewährleisten, dass das tätigkeitsbasierte Büro dem tatsächlichen Bedarf entspricht.
Alle an Bord?
Mitarbeiterbeteiligung ist entscheidend für den Erfolg von Activity Based Working. Möglichst alle Beschäftigten sollten einbezogen werden und sich äußern können.
Technologie vorhanden?
Activity Based Offices benötigen mehr als WLAN und drahtlose Verbindungen. Sie benötigen ein intelligentes Büro. Da jeder überall arbeiten können soll und nur sehr eingeschränkt Papierablagen möglich sind, muss das Büro papierlos sein. Die Beschäftigten müssen selbstverständlich lernen, wie ein digitales Büro funktioniert. Dies ist insbesondere für Behörden wichtig, allerdings ebenso für Unternehmen mit strengen Vorgaben für den Umgang mit Dokumenten. Wenn das digitale Büro funktioniert, kann die Arbeit effizienter erfolgen, und gleichzeitig können mehr Menschen gleichzeitig von unterschiedlichen Orten auf die Dokumente zugreifen.
Funktioniert es?
Es ist egal, wie schön die Innenarchitektur ist. Wenn sie nicht funktional ist, wird sie nicht richtig genutzt werden.
Raum für Organisationsentwicklung
Insbesondere die vielen Möglichkeiten zu formeller und informeller Kommunikation haben sich als großer Vorteil von Activity Based Offices herausgestellt.
„Das tätigkeitsbasierte Büro kann die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens fördern. Die Beschäftigten haben mehr Gelegenheiten, einander kennen zu lernen, und sie nutzen neue Arten des beruflichen Austauschs. Damit lässt sich der sogenannte Silo-Effekt vermeiden, die Isolierung einzelner Abteilungen. Activity Based Working kann Abteilungen enger zusammenführen und die Unternehmenskultur stärken.“
Ein Baustein des Forschungsprojekts war ein umfassender Fragebogen, in dem Beschäftigte unterschiedlicher Unternehmen ihre Erwartungen an tätigkeitsbasierte Büros formulieren sollten. Diese Fragen wurden sowohl vor als auch nach der Einführung von Activity Based Working gestellt.
„Die Beschäftigten meinten, dass tätigkeitsbasierte Büros inspirierende Arbeitsumgebungen bieten und dass die Kommunikation funktioniert“, so Falkman.
„Weitere Vorteile sind Flexibilität und die Freiheit für jeden, den jeweiligen Arbeitsplatz selbst wählen. Generell lässt sich sagen, dass sich Activity Based Working insbesondere für Unternehmen mit einem hohen Niveau an Eigenverantwortung eignet. Sie fördert Menschen mit guten planerischen Fähigkeiten, die gern selbst über ihren eigenen Tag bestimmen.“
Ergonomische Arbeitsumgebung
Ein erhöhtes Risiko hinsichtlich Konzentrationsschwierigkeiten gehört zu den Nachteilen von Activity Based Offices, die von der Forschungsgruppe identifiziert wurden.
„Wir haben unterschiedliche Zielgruppen befragt. Die meisten Personen befürchteten, von ihrer Arbeit abgelenkt zu werden. Das Gehirn benötigt einige Zeit, um sich auf eine Aufgabe konzentrieren zu können. Wenn man häufig gestört wird, erschwert es das konzentrierte Arbeiten beträchtlich. Daher ist es enorm wichtig, dass tätigkeitsbasierte Arbeitsumgebungen Bereiche für konzentriertes Arbeiten zur Verfügung stellen und dass diese von den Mitarbeitern auch genutzt werden“, sagt Falkman.
„Zu unserem Team gehörte auch ein Arzt, der untersuchte, wie sich Activity Based Working auf Menschen auswirkt, die sich – beispielsweise nach einem Burn-out – in der Wiedereingliederung befinden. Hier wird es kompliziert. Denn wie sollen Personen, die das tätigkeitsbasierte Umfeld nicht gewohnt sind, ihren eigenen Raum finden?“
Die Beschäftigten äußerten darüber hinaus häufig Besorgnis, ob sie ihre gewohnten ergonomischen Arbeitsmittel im tätigkeitsbasierten Umfeld weiter würden nutzen können.
„Die Erfahrung zeigt, dass sich die Beschäftigten in einem Activity Based Office besser fühlen und gesünder sind. Das liegt in erster Linie daran, dass sie sich mehr bewegen.“
„In einem tätigkeitsbasierten Büro haben die Mitarbeiter großen Einfluss darauf, wo und wann Arbeitsaufgaben ausgeführt werden. Das kann sich positiv auf die Gesundheit auswirken. Wenn ein tätigkeitsbasiertes Arbeitsumfeld richtig genutzt wird, führt das außerdem zu einem abwechslungsreicheren und aktiveren Arbeitstag“, so Anders Lundahl, Ergonom und Physiotherapeut bei Kinnarps. Die Ergonomie darf auch bei neuen Trends in der Arbeitsgestaltung nicht außer Acht gelassen werden. Daher muss man sie auch bei der Planung eines Activity Based Office berücksichtigen.
1.
Activity Based Offices fördern während des gesamten Arbeitstags die Bewegung: Bewegung zwischen unterschiedlichen Arbeitsbereichen und Bewegung zwischen unterschiedlichen Arbeitshaltungen, beispielsweise der Wechsel zwischen stehenden und sitzenden Tätigkeiten.
2.
Die Bewegung muss allerdings abwechslungsreich sein. Steh-Sitz-Arbeitstische sind fast obligatorisch. Darüber hinaus sollten auch andere Bereiche mit Tischen in unterschiedlichen Höhen ausgestattet sein, um einen aktiven Wechsel von stehenden und sitzenden Tätigkeiten zu ermöglichen. Loungemöbel und Sitzsäcke allein machen noch keine ergonomische Arbeitsumgebung.
3.
Das Büro muss eine Vielzahl an gleichermaßen guten Arbeitsplätzen gewährleisten. Wenn die Beschäftigten über einen langen Zeitraum an einer Aufgabe arbeiten müssen, benötigen sie höhenverstellbare Arbeitstische und einen Bildschirm sowie eine Dockingstation fürs Laptop. Wer mit dem Laptop an einem Bürotisch arbeitet, der sich nicht verstellen lässt, wird es dort nicht über längere Zeit aushalten.
4.
Akustik ist wichtig. Schallabsorber sowie akustisch wirksame Möbel und Materialien fördern konzentriertes Arbeiten und beugen Stress vor.
5.
Richtige und ausreichende Beleuchtung erleichtert die Arbeit und fördert das Wohlbefinden.
Büro der Zukunft
Lena Lid Falkmans Schlussfolgerung lautet, auf standardisierte Konzepte zu verzichten und stattdessen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zuzuhören.
„Meiner Meinung nach können alle selbst entscheiden, wie sie arbeiten möchten. Ich habe nicht viele Beispiele für Unternehmen gefunden, die unterschiedliche Büroformen kombiniert haben und nun den Beschäftigten die Wahl überlassen, welche am besten zu ihnen passt.“
Organisatorische Veränderungen und die Fluktuation der Beschäftigten stellen laut Falkman beim Activity Based Working kein Problem dar.
„Wenn man bei einem neuen Arbeitgeber anfängt, sollte man einfach die Wahl haben: Auf der einen Seite gibt es Bereiche, in denen man allein arbeiten kann, auf der anderen Seite kann man sich mit mehreren Kolleginnen und Kollegen umgeben. Es wäre wirklich interessant zu beobachten, wenn wir den Einzelnen in den Mittelpunkt stellen.“
Soll ein Arbeitsplatz entstehen, bei dem der Einzelne im Mittelpunkt steht und der spezielle Anforderungen erfüllt?
Kinnarps Next Office® ist ein Ergebnis orientiertes Konzept und ein Prozess, der die Bedürfnisse der Unterhemen und ihrer Mitarbeiter zum Ausgangspunkt hat und diese in den Mittelpunkt stellt. Next Office® basiert auf wissenschaftlichen Erkenntnissen aus der Forschung u.a. mit Organisationsentwicklern, Soziologen, Zukunftsanalytikern und unseren Kunden.
