Comment réussir à développer un espace de travail basé sur l'activité
Tendances sans recherches
« Le développement technologique est à l'origine des bureaux basés sur l'activité, mais aucune étude n'a été réalisée à ce sujet. Les grandes entreprises et les autorités ont suivi le mouvement sans vraiment connaître l'influence de cette tendance sur leur organisation et leurs employés. Et cela, sans même savoir si ce concept était bon ou mauvais », explique Lena Lid Falkman.
Elle et six autres chercheurs de diverses disciplines ont passé trois ans à étudier les opportunités et difficultés engendrées par les bureaux basés sur l'activité. Le projet est intitulé « Office of the future » (le bureau du futur) et le rapport final sera publié à l'automne 2018.
« Nous espérons pouvoir contribuer à une compréhension plus équilibrée et impartiale des bureaux basés sur l'activité. Les bureaux basés sur l'activité présentent des avantages évidents, mais également des inconvénients. »
« Il est important de savoir pourquoi vous choisissez une méthode de travail basée sur l'activité et d'avoir conscience que ce mode de travail n'est pas adapté à toutes les organisations. Les bureaux basés sur l'activité ne constituent pas une « solution de gestion miracle » adoptée dans l'espoir que tout sera fantastique. Vous devez établir un plan. »
Bureau basé sur l'activité dans diverses configurations
Qu'implique l'environnement de travail basé sur l'activité ?
« Le principe d'un mode de travail basé sur l'activité repose sur différentes configurations créées pour diverses activités. En tant qu'employé, vous pouvez vous installer où vous le souhaitez et choisir la configuration adaptée à votre tâche. Les conditions de réussite essentielles sont une personnalisation et des configurations adaptées aux besoins de l'organisation et des employés. Les configurations doivent véritablement soutenir les diverses activités et il en existe beaucoup. Dans le cas contraire, la situation vire au cauchemar dont nous entendons parfois parler : en raison du manque de postes de travail, les employés doivent arriver tôt au bureau pour s'assurer d'avoir un poste. »
Lena Lid Falkman estime que certaines configurations de bureaux basés sur l'activité sont plus importantes que d'autres.
« Les zones calmes où vous pouvez vous installer et vous concentrer sur des tâches sont bien évidemment importantes, mais c'est aussi le cas de nombreuses salles de réunion de différentes tailles où vous pouvez passer des appels et organiser divers types de réunions. Les zones sociales (cantines, salons et cafétérias) revêtent également une importance essentielle pour le bureau basé sur l'activité. C'est là que vous rencontrez vos collègues, résolvez des problèmes et rechargez vos batteries. Je pense que la société immobilière suédoise Vasakronan illustre parfaitement ce concept. Le siège de l'entreprise ne comporte qu'un seul point de ravitaillement en café. Par conséquent, tout le monde passe par là, ce qui implique également que tout le monde se rencontre, discute et crée des liens au même endroit. C'est comme une oasis dans le désert ! »
Titulaire d'un doctorat en économie, Lena Lid Falkman travaille à l'École des sciences économiques de Stockholm. Sa thèse portait sur le leadership et la communication. Ses recherches incluaient les nouvelles technologies et leur influence sur la coopération et la communication au travail.
Voici ses meilleurs conseils et les questions à vous poser pour réussir à développer un espace de travail basé sur l'activité :
Êtes-vous bien préparé ?
Comment et quand travaillent les employés ? De quelles zones d'activité votre bureau a-t-il besoin ? Combien de personnes les utiliseront et quand ? De cette manière, vous pouvez vous assurer que le bureau basé sur l'activité corresponde réellement à vos besoins.
Tout le monde adhère au projet ?
La participation est décisive pour un bon environnement basé sur l'activité. Tous les employés doivent être impliqués et exprimer leur opinion.
Disposez-vous de la technologie nécessaire ?
Les bureaux basés sur l'activité nécessitent bien plus que des connexions Wi-Fi et sans fil. Vous devez avoir un bureau intelligent, car tout le monde doit pouvoir travailler de n'importe où. De plus, il n'y a pas de place pour poser tous les papiers, tout doit donc se faire sans papier. Les employés doivent également avoir appris le fonctionnement du bureau numérique. Évidemment, ceci est particulièrement important pour les autorités et les entreprises ayant des exigences strictes en matière de gestion des documents. Lorsque le bureau numérique fonctionne, les tâches sont simplifiées et accélérées, et en parallèle, davantage de personnes peuvent accéder aux documents.
Est-ce fonctionnel ?
Peu importe la beauté de la décoration d'intérieur, les solutions doivent être fonctionnelles. Dans le cas contraire, personne ne les utilisera.
Potentiel d'amélioration du lieu de travail
Ce sont notamment les nombreuses opportunités de rencontres qui se sont révélées un avantage majeur des bureaux basés sur l'activité.
« Les bureaux basés sur l'activité favorisent la coopération au sein de l'organisation. Les employés ont la possibilité d'apprendre à se connaître et de nouvelles façons de communiquer. Cela signifie que vous pouvez éviter ce que l'on appelle l'effet de silo dans lequel différents départements sont isolés les uns des autres. Le mode de travail basé sur l'activité peut rapprocher différents services de l'entreprise et renforcer la culture d'entreprise. »
L'une des composantes du projet de recherches était un questionnaire complet dans lequel les employés de diverses entreprises devaient répondre à des questions concernant leurs attentes en matière de bureau basé sur l'activité. Les questions ont été posées avant et après la mise en place du modèle.
« Les employés estimaient que les bureaux basés sur l'activité constituaient un environnement de travail inspirant et favorisant la communication », explique Lena Lid Falkman.
« D'autres avantages des bureaux basés sur l'activité résident dans leur flexibilité et les belles opportunités qu'ils offrent aux individus de décider eux-mêmes où ils souhaitent travailler. En général, nous pouvons affirmer que les méthodes de travail basées sur l'activité conviennent aux organisations avec un haut degré de self-leadership. Elles favorisent les individus doués pour l'organisation et aimant garder le contrôle sur leur journée. »
Postes de travail ergonomiques
L'un des inconvénients observés par le groupe de recherche était l'augmentation du risque de difficultés de concentration.
« Nous avons procédé à une série d'entretiens avec différents groupes de discussion et il était évident que les personnes interrogées étaient préoccupées par les distractions au travail. Le cerveau a besoin de temps pour se concentrer sur une tâche et si vous êtes dérangé en permanence, cela vous complique la tâche. Ainsi, il est extrêmement important que les environnements de travail basés sur l'activité offrent réellement des configurations favorisant la concentration et que les employés les utilisent vraiment », explique Lena Lid Falkman.
« Notre équipe était également composée d'un médecin qui a étudié le fonctionnement d'un environnement basé sur l'activité pour les personnes en période de réhabilitation ou reprenant le travail après un burn-out. C'est là que ça se complique : comment les individus non adaptés aux environnements basés sur l'activité seront-ils capables de trouver leur place ? »
Les employés ont également exprimé des inquiétudes quant à la manière dont ils pourraient utiliser des aides ergonomiques éprouvées individuellement dans l'environnement basé sur les activités.
« L'expérience des entreprises introduisant ce type de bureau montre que les employés étaient en meilleure santé et se sentaient mieux dans un environnement basé sur l'activité. Cette constatation est due au fait que les employés se déplacent plus qu'avant. »
« Dans un bureau basé sur l'activité, les employés ont une grande influence sur le lieu où les tâches sont réalisées et sur la façon dont elles sont réalisées. Cette influence peut avoir des effets positifs sur la santé. Si un environnement basé sur l'activité est utilisé correctement, la journée de travail est plus variée et active », affirme Anders Lundahl, ergonomiste et physiothérapeute chez Kinnarps. L'ergonomie est particulièrement importante lorsque de nouvelles tendances apparaissent dans l'environnement de travail. Alors, pensez-y lorsque vous concevez votre nouveau bureau basé sur l'activité.
1.
Les solutions de bureaux basés sur l'activité permettent de créer de nouvelles opportunités de mouvement pendant la journée de travail : le mouvement entre différentes configurations et le mouvement entre différentes activités, par exemple le passage de la position debout à la position assise.
2.
Souvenez-vous que les mouvements doivent être variés. Optez pour des bureaux ajustables en hauteur et installez des tables de différentes hauteurs permettant d'alterner activement entre le travail assis et debout. Les canapés, chauffeuses et poufs ne contribuent pas à l'ergonomie de l'environnement de travail.
3.
Assurez-vous que le bureau regorge de bons postes de travail. Si les employés doivent travailler pendant des périodes prolongées, il leur faut un bon bureau ajustable en hauteur avec un point de fixation pour leur écran. Si vous travaillez avec un ordinateur portable à un bureau ne pouvant être ajusté en hauteur, vous ne pouvez pas tenir très longtemps.
4.
L'ergonomie acoustique est également importante. Assurez-vous d'installer du mobilier et des matériaux à absorption acoustique pour faciliter la concentration.
5.
Un bon éclairage fournit une bonne ergonomie visuelle et facilite les tâches.
Le bureau du futur
Lena Lid Falkman conclut qu'il vaut mieux oublier les idées préconçues et avoir le courage d'écouter les individus.
« Je pense que le meilleur bureau est celui où tous les employés peuvent décider eux-mêmes de leur façon de travailler. Je ne connais pas beaucoup d'entreprises qui combinent plusieurs types de bureaux et laissent les personnes choisir celui qui leur convient. »
Le fait que les organisations évoluent, que de nouveaux employés soient embauchés et que d'autres quittent leur poste, n'est pas forcément un problème, déclare Lena Lid Falkman.
« Lorsque vous arrivez sur un nouveau lieu de travail, vous devriez pouvoir choisir. Il existe des endroits où vous pouvez travailler de façon plus individuelle et d'autres où vous pouvez travailler avec davantage de personnes autour de vous. Il serait intéressant de voir ce qui se passe si nous nous risquons à mettre l'individu au centre. »
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Kinnarps Next Office® forme un concept axé sur les résultats qui s’articule autour des besoins de chaque organisation et met les employés au premier plan. Next Office® est le fruit d’une étude approfondie menée auprès de clients, de responsables du développement organisationnel et d’analystes prospectifs.
