De la distraction à la concentration
Avantages et inconvénients des bureaux en open space
La disparition des bureaux au profit de l'open space n'a pas eu que des effets positifs. La conception d'environnements de travail dans lesquels les employés ne sont pas sans cesse interrompus représente un défi majeur. L'idée semblait pourtant ingénieuse. Tout le monde bénéficierait d'open space : les employés créatifs pourraient échanger librement leurs idées, les managers pourraient garder un œil sur leurs collaborateurs et, surtout, les contrôleurs financiers pourraient concentrer davantage d'employés dans un espace donné.
Il n'y avait qu'un problème, ou plutôt deux :
- Certaines personnes ont des difficultés à se concentrer sur leur travail lorsqu'elles entendent les conversations de leurs collègues.
- Certaines tâches requièrent une concentration totale.
Dans la nouvelle économie, il ne s'agit plus seulement d'avoir les connaissances adéquates. Il faut aussi être en mesure de comprendre et d'associer des idées à première vue contradictoires à des solutions et concepts innovants qui apportent réellement quelque chose de nouveau. Le dialogue, le partage d'expériences et les réunions continueront de jouer un rôle important, mais il deviendra de plus en plus essentiel de pouvoir se concentrer et travailler sans être dérangé. Problème : les nuisances sonores créées par la machine à café, l'imprimante, les portes des toilettes, les sonneries de téléphone et les collègues racontant leur dîner du week-end rendent cela de plus en plus difficile.
« Les collaborateurs souhaitent à la fois se concentrer sur une tâche donnée, et également s'entretenir avec leurs collègues », explique Beata Osiecka, directrice générale de Kinnarps en Pologne. Et d'ajouter : « L'acoustique est et restera un facteur important pour distinguer ces deux activités au travail. En ce sens, il est tout aussi important d'instaurer une culture qui respecte le droit de chacun de ne pas être dérangé de façon à mieux répondre aux besoins de chaque collaborateur en matière confidentialité et de concentration »
Trouver son rythme
Selon le célèbre professeur de psychologie hongrois Mihaly Csikszentmihalyi, chaque employeur devrait mettre un point d'honneur à aider ses employés à atteindre un état de « flow », c'est-à-dire un état d'immersion complet leur permettant de s'y plonger pleinement et d'ainsi trouver des solutions à leurs problèmes tout en innovant. Or, pour beaucoup d'entre nous, ceci requiert une certaine tranquillité au bureau, une structure et des objectifs clairs. Tout est une question d'équilibre entre concentration et créativité. La productivité, la motivation et la sensation de bien faire son travail pâtissent des distractions. Pour la plupart d'entre nous, nous nous rendons au travail le matin avec l'envie d'y donner le meilleur de nous-mêmes. Des études montrent d'ailleurs que notre bonheur tient en grande partie à ce sentiment du devoir accompli, à la sensation que notre travail a du sens et que nos efforts paient et font la différence. Mais si nous quittons de plus en plus le bureau le soir en ayant un sentiment d'échec vis-à-vis de nous-mêmes et de notre entourage, nous aurons de moins en moins envie de travailler et perdrons notre motivation.
Influencer son environnement de travail au sens physique du terme n'est cependant pas toujours chose facile pour un employé. Certains tentent de s'isoler dans leur bulle en écoutant de la musique avec un casque ou en portant simplement des boules Quies, faisant ainsi comprendre à leur entourage qu'ils souhaitent ne pas être dérangés. Cela dit, les employeurs qui ne veulent pas pousser leurs collaborateurs à s'isoler en dehors de l'open space – ou risquer de les perdre tous – ont tout intérêt à réfléchir à la manière de concevoir les bureaux du futur.
Nous pensons que les bureaux favorisant la productivité et le bien-être doivent répondre aux besoins les plus divers. Il est essentiel de façonner des espaces de travail où les collaborateurs peuvent non seulement se concentrer jusqu'à atteindre l'état de flow, mais aussi s'impliquer au sein d'une communauté créative. L'environnement doit répondre à la fois aux besoins des introvertis et des extravertis. Pour y parvenir, le secret consiste à aménager des configurations variées qui se prêtent à différents degrés de concentration et de distraction.
Une solution sur mesure
« Nos clients nous disent souvent que l'agencement de leur bureau les empêche d'être productifs. Souvent, ce désagrément découle d'un manque de zones calmes propices à la concentration. Lorsque nous concevons ou réaménageons des bureaux, l'une de nos grandes priorités consiste à créer et à préserver ces espaces paisibles »,
Forts de notre concept Next Office®, nous développons des solutions complètes sur mesure pour aider nos clients à concevoir et à réaménager leur bureau. Pour ce faire, nous partons des activités du client et de ses caractéristiques. En premier lieu, nous examinons ses méthodes de travail actuelles et déterminons la manière dont il envisage l'avenir. Ensuite seulement, nous commençons à imaginer un nouveau bureau taillé sur mesure. Nous sommes impliqués tout au long du processus, du concept, à sa mise en œuvre, puis à son suivi.
Soucieux de mettre en pratique ce que nous prônons, nous avons mis en œuvre notre concept Next Office dans notre siège à Kinnarp, qui combine espace de bureaux et showroom. Henrik Axell, le responsable du concept Next Office en Suède, a joué un rôle de premier plan dans la création de cet espace de bureaux basé sur l'activité. La direction et les collaborateurs ont été impliqués dès les premières étapes du processus et ont apporté leur contribution et leurs points de vue. « Sans l'implication de la direction, il est particulièrement difficile de donner vie aux nouvelles idées dans l'organisation », souligne Henrik Axell. « Une fois la direction impliquée dans le projet, les collaborateurs s'investiront également. Et dans ce contexte, tous les points de vue comptent. »
Afin de combiner les atouts des open spaces avec des espaces propices à la concentration, le bureau a été divisé en trois zones se prêtant à un niveau de concentration faible, moyen ou élevé.
Au siège de Kinnarps
L'édifice mêlant espace de bureaux et showroom de Kinnarps se situe à quelques pas seulement du lieu où la société a été fondée il y a plus de 75 ans. Axé sur la durabilité, le bien-être, l'innovation et l'ergonomie, l'open space est un lieu d'exposition animé qui favorise la créativité. Il offre un cadre unique intégrant un espace de travail basé sur l'activité qui présente de manière personnalisée les produits et concepts de la société aux visiteurs venus du monde entier.
Concentration élevée
Les espaces se prêtant à un niveau de concentration élevé sont dédiés aux tâches qui nécessitent de travailler sans être dérangé. Ces espaces englobent notamment les salles de réunion insonorisées de toutes tailles qui donnent la garantie que les conversations ne sont pas entendues de l'extérieur. La bibliothèque et les postes de travail individuels favorisant un haut degré de concentration constituent des compléments essentiels aux salles de réunion calmes. Ces zones sont idéales pour les tâches nécessitant de la concentration, comme la lecture et les travaux de rédaction.
Concentration moyenne
Les zones propices à une concentration moyenne sont dédiées aux collaborateurs qui souhaitent se concentrer un peu, mais ne veulent pas travailler dans un environnement silencieux ou isolé. Pour favoriser ce niveau de concentration, la création de différents espaces à l'intérieur d'une pièce se révèle efficace. Ces espaces peuvent être facilement aménagés à l'aide de cloisons acoustiques. Les espaces collaboratifs ou créatifs se prêtent idéalement aux tâches nécessitant une concentration moyenne. Ces zones sont adaptées aux réunions spontanées, aux briefings et aux ateliers. L'important est d'aménager un intérieur qui stimule à la fois la productivité et la créativité.
Faible concentration
Il existe divers espaces dédiés aux tâches nécessitant peu de concentration. Parmi eux figurent les espaces d'accueil et de réception, deux zones où il faut s'attendre à entendre des conversations et autres nuisances sonores. Ici, chacun peut consulter ses e-mails ou organiser des réunions spontanées avec des collègues de passage. Outre ces zones, il est possible d'aménager un open space comportant plusieurs postes de travail individuels. Ces postes de travail peuvent ainsi être équipés du matériel nécessaire pour travailler pendant une longue période. Enfin, la cafétéria se prête également aux tâches nécessitant peu de concentration, même si, en général, les collaborateurs s'y rendent pour prendre une pause.
Répartition des zones et règles à respecter
Pour que la division des zones soit un réel succès, ces dernières doivent impérativement être isolées les unes des autres de sorte que, par exemple, le bruit issu du hall d'accueil ne dérange pas les collaborateurs qui travaillent dans les zones propices à une concentration élevée. La séparation des zones peut être effectuée à l'aide de cloisons acoustiques suspendues au plafond ou montées sur pieds. Des cloisonnettes peuvent également être installées pour offrir une isolation sonore supplémentaire dans les zones réservées aux tâches exigeant beaucoup de concentration.
Cela dit, l'isolation phonique n'est pas le seul aspect à prendre en compte dans les zones favorisant la concentration. Il est aussi indispensable de fixer des règles en ce qui concerne le bruit dans le bureau. Tous les collaborateurs doivent partager une vision commune sur ce qui est permis dans chaque zone. Plus les règles sont claires, plus il est facile de façonner un environnement de bureau productif et agréable.
Comme l'indique Henrik Axell : « Les règles sont une pièce importante du puzzle. Elles aident les collaborateurs à comprendre l'approche et le comportement à adopter au bureau et à prendre de nouvelles habitudes. En définissant un ensemble de comportements à adopter, on contribue au bon fonctionnement du bureau et à la satisfaction des collaborateurs ».
Respect mutuel
Nous respectons autrui et acceptons les différences de chacun dans l'environnement de travail, y compris celles de nos visiteurs.
Ordre et propreté
Nous avons mis en œuvre une politique relative au rangement du plan de travail, ce qui signifie que nous rassemblons toujours nos affaires à la fin de la journée et les rangeons dans un espace collectif ou dans des espaces de rangement personnels jusqu'à leur prochaine utilisation.
Calme au travail
Le choix d'une zone se prêtant à un haut degré de concentration s'impose lorsque la tâche exige une grande attention. Dans ces zones, nous évitons de parler fort au téléphone ou d'organiser des réunions spontanées. Si la porte menant à une pièce isolée est fermée, nous ne troublons pas la tranquillité qui y règne.
Bruit
Nous utilisons un casque ou des écouteurs pour écouter la radio ou de la musique. Nous gardons aussi à l'esprit qu'il est préférable de se rendre dans un environnement isolé pour entretenir de longues conversations téléphoniques plutôt que de rester à proximité d'un collègue concentré sur son travail.
Nouvelles impressions et idées
Pour favoriser la mobilité dans le bureau et instaurer les conditions nécessaires à l'organisation de réunions spontanées, nous choisissons un nouvel espace à cet effet chaque jour. Un espace peut être réservé pendant deux heures au maximum si personne ne l'occupe.
