Design pour des réunions hybrides

La pandémie a changé beaucoup de choses, en particulier notre culture des réunions. Presque du jour au lendemain, il est devenu tout à fait normal de participer à des réunions à distance. Teams, Zoom, Google Meet et un certain nombre d’autres outils numériques sont soudainement devenus la norme. Travaillerons-nous toujours comme cela ? À distance ? Fini les trajets domicile-travail, les plaintes au sujet du café ou les grimaces lors des réunions du matin ?

Ce n’est pas le cas. À la fin de la pandémie, nous avons découvert que la rumeur de la mort du bureau était très exagérée. Nous devons parfois nous rencontrer en personne. Pas aussi souvent qu’avant ? Certains jours, il est préférable de travailler à domicile.

Soudain, le concept de « réunion hybride » est né. En d’autres termes, des réunions où certaines personnes sont présentes, tandis que d’autres se connectent via Teams ou une autre solution. Mais les réunions hybrides présentent leurs propres défis. Comment inclure les participants distants ? Comment entretenir une discussion créative et constructive ?

Mia Holmlund est responsable du segment des bureaux chez Kinnarps. Elle souligne que l’aspect le plus important est de s’assurer que tous les participants se voient.

« Vous devez vous assurer que même les participants à distance peuvent établir un contact visuel. Nous ne communiquons pas seulement avec nos voix, mais aussi avec notre langage corporel, c’est pourquoi il est très important que tous les participants puissent se voir », explique-t-elle.

Voici une situation que tous ceux qui ont participé à une réunion hybride reconnaîtront certainement. Quelqu’un place un ordinateur portable à l’extrémité courte de la table. Alors que les personnes qui assistent à distance apparaissent comme des têtes géantes sur un grand écran, elles ne peuvent voir qu’un petit ensemble de têtes le long d’une longue table. Il est difficile de savoir exactement qui dit quoi. Les discussions impliquent principalement les personnes présentes dans la salle – les participants distants ont du mal à entrer dans la conversation.

L’importance de la bonne technologie

Mais il y a quelques astuces simples. Nina Rapp est Business Area Manager pour « Modern Work » chez Microsoft en Suède. Cela signifie qu’elle est responsable des solutions de postes de travail de Microsoft, y compris Teams. Elle est d’accord sur le fait que l’inclusion des participants distants est un problème majeur.

« Beaucoup de choses doivent être faites pour améliorer l’expérience de réunion hybride. Nous savons que 43 % des participants aux réunions hybrides ne se sentent pas inclus », note-t-elle.

Selon Nina Rapp, l’un des éléments essentiels dont les employeurs ont besoin pour s’assurer que les réunions hybrides fonctionnent est la technologie ! Bien que cela puisse sembler simple et bête, beaucoup d'employeurs le négligent – 90 % des salles de réunion du monde occidental ne sont pas équipées pour la collaboration moderne. 

« Si vous ne pouvez pas être vu ou entendu, il est très difficile d’être inclus. Nous parlons beaucoup du concept de « façade ». Cela place les participants distants dans la première rangée, de sorte qu’ils soient au même niveau que tout le monde dans la salle et qu’ils soient au même niveau que ceux de l’autre côté de l’écran. Vous avez donc l’impression d’être assis autour d’une table ensemble, pour éviter un sentiment de « nous et eux ». » 

Un design d’intérieur qui contribue à de meilleures réunions hybrides

Que se passe-t-il ensuite ? Tant que la technologie fonctionne, est-ce que tout va bien ? Non. La décoration d'intérieur de la salle de réunion est tout aussi importante pour créer une bonne réunion hybride. Mia Holmlund explique qu’une chose aussi simple que la forme de la table compte beaucoup.

« Un plateau en U ou en V est la meilleure option. Cela signifie que les personnes les plus proches de la caméra sont assises aux extrémités. Cela permet aux participants distants d’avoir plus facilement un contact visuel avec ceux qui sont assis dans la salle de réunion », explique Mia Holmlund.

Et quelle est la prochaine étape pour garantir que la décoration d'intérieur est la meilleure possible pour les réunions hybrides ?

« Il y a beaucoup d’aspects à prendre en compte. La lumière, par exemple – ce qu’elle projette sur les participants à la table. Si la lumière vient de l’arrière, vous serez à peine visible. Et pensez au type de plafonniers que vous avez. Les éclairages encastrés dans le plafond sont bons, ils fournissent généralement un éclairage général suffisant. »

Et celle-ci d'ajouter :

« Et quel type de chaises avez-vous ? Il est important de pouvoir se déplacer silencieusement autour de la table pour minimiser les distractions pendant une réunion. Les fauteuils doivent a minima être équipés de roulettes. Une bonne acoustique dans la salle de réunion est importante pour la réunion. Vous pouvez y parvenir à l’aide de panneaux acoustiques pour mur et de meubles revêtus. Observez également les murs. Ils doivent être aussi neutres que possible – les murs trop « occupés » détourneront l’attention. »

Nina Rapp de Microsoft est d’accord sur le fait que le mobilier et la décoration d'intérieur jouent un rôle majeur dans le succès des réunions hybrides : le mobilier avec la bonne forme et la bonne fonctionnalité, associé à la bonne technologie, permet de garantir une réunion réussie pour les participants en personne et à distance.

« Mais il y a un autre défi à relever. Même si vous disposez d’une bonne technologie et d’une décoration d'intérieur bien pensée, vous devez également appliquer des méthodes de travail et des façons d'utiliser les outils à votre disposition de manière inclusive. Si vous disposez d’une bonne décoration d’intérieur et d’une technologie parfaitement fonctionnelle, vous avez placé la barre très haut dès le départ. Il est ensuite temps de discuter de la manière dont la réunion est menée et de la culture de réunion inclusive. Nous ne devons pas oublier l’être humain. »